Копии документов юридические правила оформления

Копии документов юридические правила оформления

В процессе ведения предпринимательской деятельности юридическое лицо постоянно сталкивается с необходимостью предоставления контрагентам либо иной категории лиц (банкам, другим финансовым учреждениям, государственным структурам и т.п.) заверенных копий различных документов.

Сразу разделим их на две группы: копии, заверенные нотариально либо же органом, их выдавшим и копии, заверенные самим юридическим лицом.

Что касается первых, данные документы оформляются либо у нотариуса, либо (что гораздо более затратно по времени) тем учреждением (как правило, государственным), их изготовившим.

Относительно второй категории документов, которые юридическое лицо имеет право заверить самостоятельно, следует придерживаться таких правил. На копии документов, выполненной в том же формате, что и оригинал, должна присутствовать надпись "С оригиналом верно" либо "копия верна", сделанная либо "от руки", либо с использованием штампа. Кроме этого, данные копии должны сопровождаться подписью лица, их заверившего, с расшифровкой должности, а также ФИО такого лица. Кто может заверять копии документов на предприятии? Прежде всего - руководитель, для этого не требуется особый документ, который дает право первому руководителю выполнить такое действие. Что касается иных работников предприятия, право оформления (подписания) копий документов должно быть предоставлено им внутренним документом (приказом, должностной инструкцией) либо доверенностью. Использование факсимиле в таком случае недопустимо.

Кроме подписи должностного лица, копия документов должна сопровождаться датой заверения, а также печатью. Если проставляется не основная печать предприятия, то правомерность ее также должна быть закреплена внутренней документацией по предприятию.

Сроки действительности копий документов не регламентированы и данное правило устанавливается тем лицом, которое и затребовало у Вашего предприятия такую копию, потому оформляя пакет документов, следует заранее знать, в течение какого срока контрагент допускает их действительность.