Как без риска использовать факсимиле? Правовые аспекты!

Как без риска использовать факсимиле? Правовые аспекты!

Печать факсимиле – специальный штамп, используемый для воспроизведения подписи должностного лица, знака, графического изображения. Применение этого инструмента существенно упрощает документооборот и является безопасным при соблюдении определенных правил. Профессиональные юристы проанализировали действующее законодательство РФ и составили краткую инструкцию для представителей бизнеса. Следуя простым рекомендациям, предприниматели смогут избежать досадных ошибок.



Порядок работы с факсимильной подписью



Факт использования штампа при оформлении некоторых бухгалтерских документов правозащитники рекомендуют закреплять распорядительным актом. В приказе по предприятию должен быть отображен список лиц, имеющих доступ к факсимиле, а также случаи его применения. Кроме того, об этом варианте удостоверения первичной отчетности контрагенты вправе договориться дополнительно.



К числу бумаг, при составлении которых можно без опасений пользоваться автоматической подписью, относят:



• электронные платежные требования и поручения;

• акты о приемке услуг, товаров, результатов по договору подряда;

• чеки на выплату пенсии;

• распоряжения об открытии, изменении или закрытии аккредитива;

• документы по движению сырья, материалов.



Оттиск не повлияет на действительность актов, поскольку факт операции всегда можно проверить. Судебная практика также свидетельствует о допустимости работы с факсимиле. Ничего противозаконного в наличии самого штампа нет.



Однако в некоторых ситуациях необходимо личное участие должностного лица. Требование обусловлено высокой степенью ответственности. Не разрешают работать с клише при составлении:



• денежных чеков;

• любых подтверждений безналичного расчета;

• поручений о платеже по операциям с иностранной валютой или банковским металлом;

• векселей.



Нельзя применять факсимиле при оформлении доверенности и счетов-фактур. Такие документы должностные лица обязаны подписывать лично.



Рискованным считается заключение сделки с использованием автоматической подписи. В этом случае появляется возможность для оспаривания соглашения. Недобросовестная сторона может заявить об отсутствии главного элемента договора – добровольного волеизъявления.



Контролирующие органы настороженно относятся к документам, удостоверенным клише. Сотрудники налоговых инспекций проводят дополнительную проверку законности, обоснованности, реальности отношений между контрагентами.