Печать для делопроизводства

Печать для делопроизводства

Сегодня в делопроизводстве часто применяется использование факсимиле. Этот вид печати особенно применяется, когда на предприятии существует большой поток документов. Также к аналогичному решению прибегают компании, где руководители вынуждены отсутствовать долгое время. Они могут быть заняты в филиалах по стране или даже быть за рубежом. Но это не должно сказываться на качестве и скорости работы. Это и стало причиной частого использования факсимиле. Есть несколько особенностей применения данного вида печатей.

Во-первых, не на всех документов доступно применение подобного канцелярского инструмента. Дело в том, что документ должен иметь пункт с оговоркой о возможности использовать чудо-штамп. Также этот момент может освещаться в дополнительной документации. Но, так или иначе, разрешение на использование непременно должно быть. Если же обе стороны дали своё согласие, то можно смело использовать факсимильную печать. В противном случае бумага не будет иметь силы и это может стать проблемой при ссылке на неё.

Где можно ставить факсимиле.

Лучше, когда начальники составляют перечень документации, где может стоять факсимиле. Такой подход позволит уменьшить бумажную волокиту и исключить составление дополнительных актов-разрешений на оную операцию. Правомерность действий тогда вряд ли будет обжалована. В любом случае, апелляции на тождественность не принесут результатов.

Часто определённые организации указывают, на какие виды бумаг факсимиле имеет право быть размещённым с сохранением силы документов. К примеру, справочно-информационные документы. Данный вид часто попадает в такие списки. К ним прилагаются, обычно, приглашения на презентации или визиты, светские рауты, предложения коммерческой направленности. Это в основном делается для удаления с подобных мероприятий третьих лиц, которые любят присутствовать на не строго официальных собраниях.

Но, чтобы не составлять списки и ещё упростить себе работу, сегодня право на применение факсимиле даётся руководителю. От его слова зависит, будет, использоваться подобный штамп или нет.